Hemos hablado hasta ahora de las diferentes técnicas y filosofías de administración de mantenimiento. Hoy vamos a dedicarnos a hablar de la gestión de la información en mantenimiento y qué papel juega la orden de trabajo.
El proceso de mantenimiento necesita y genera mucha información, por lo que es de mucha importancia elegir el sistema adecuado para recopilar datos y convertirlos en información.
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La información se compone de datos ordenados de tal manera que nos permite tomar decisiones. Por lo tanto, el sistema debe recopilar todos los datos posibles para poder ser convertidos en información.
Todos los datos son obtenidos de las paradas de todas las máquinas de la planta. Esos datos recopilaran con precisión cuándo y por qué ha parado cada equipo.
La información nos dará el listado de equipos que más han parado durante un periodo determinado; o aquellos cuya parada está costando más dinero a la empresa.
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Por consiguiente, lo anterior permitirá tomar decisiones sobre que equipos debemos hacer un determinado trabajo preventivo para evitar fallas.
Ordenes de trabajo de mantenimiento (OT)
¿Qué es una orden de trabajo de mantenimiento?
La orden de trabajo es el documento en el que los administradores de mantenimiento informan al técnico de mantenimiento sobre la tarea que tiene que realizar.
En las ordenes de trabajo se recogen los datos más importantes de cada intervención y son la fuente más importante de datos de mantenimiento.
Este documento sirve como soporte a la hoja de vida del equipo, y puede ser requerido por entes de control internos y externos a las empresas para hacer auditorias.
En caso de investigaciones sobre problemas y fallas reiteradas en equipos, las ordenes de trabajo brindan la información que los jefes o gerentes necesitan para tomar decisiones pertinentes a los activos.
¿Qué información debe tener una orden de trabajo de mantenimiento?
Regularmente las ordenes de trabajo detallan la siguiente información:
- N° orden trabajo
- El equipo o maquina a intervenir
- Trabajo a realizar
- Herramientas y materiales que se necesitan para el trabajo
- Riesgos y precauciones de para realizar el trabajo
- La prioridad del trabajo
- Fecha y hora de emisión de la orden
En una empresa es necesario definir los roles de quienes pueden emitir ordenes, quien las autoriza, quien las realiza y quien consigna o cierra dichas órdenes. En consecuencia, se debe determinar un flujograma para las ordenes de trabajo.
Orden de Trabajo Correctiva o Urgente
Este tipo de orden de trabajo construye la comunicación de una intervención cuya finalidad es corregir un problema que se ha detectado en una máquina.
Estas órdenes urgentes documentan todas las actividades realizadas en el mantenimiento correctivo de las maquinas. Las partes que intervienen en una orden correctiva son: solicitante, supervisor de mantenimiento y ejecutante o técnico de mantenimiento.
El solicitante de la orden urgente debe llenar la siguiente información:
- N° de orden
- Nombre del solicitante
- Fecha y hora de la solicitud
- Síntomas que presenta el equipo
- Prioridad de la intervención, la cual ayuda al responsable de mantenimiento a organizar el trabajo.
El supervisor de mantenimiento debe tomar esa información inicial y adherirle:
- Análisis de riesgos para ejecución del trabajo.
- Materiales y herramientas a usar
- Fecha y hora de programación de la intervención.
El técnico debe plasmar la siguiente información:
- Fecha y hora de inicio del trabajo
- Personas que participan en el trabajo
- Fecha y hora de finalización del trabajo
- Repuestos usados
- Descripción de los trabajos realizados
- El estado de la OT (finalizada parcial o totalmente, no finalizada)
- Causas de la falla, parte afectada.
- Observaciones o sugerencias.
Regularmente en las empresas se debe llenar en conjunto con la orden de trabajo de mantenimiento, un formato de permisos de trabajo; donde se tienen en consideración todas las precauciones y posibles riesgos que hay en el trabajo.
Orden de Trabajo Preventiva
Éstas órdenes de trabajo son algo diferentes. En éstas órdenes de trabajo se conoce con precisión el trabajo que debe realizarse, debido a que resultan de un plan de mantenimiento preventivo.
Por lo tanto, su planeación es mucho más precisa en cuestión de tiempos, repuestos, herramientas y tareas a realizar. Una orden de trabajo preventiva tiene regularmente la siguiente información:
- Código de actividad de plan de mantenimiento o Gama de mantenimiento
- Periodicidad (dado en términos de la variable de control de la maquina)
- Fecha de realización
- Tiempo estimado de realización
- Fecha de inicio y fecha final
- Nombre de los técnicos a intervenir
- Análisis de riesgos
- Lista de herramientas y materiales necesarios
- Listado áreas a ejecutar
- Lista de chequeo
Cabe resaltar que la información que es consignada en las ordenes de trabajo tiene que ser veraz. La información en la que se basan las decisiones tomadas en áreas de mantenimiento nace de la orden de trabajo.
Los técnicos, supervisores, personal de operación deben darle la importancia que se merece a la orden de trabajo.
¿Cómo hacer una orden de trabajo de mantenimiento?
La anterior es una pregunta que se hacen muchos y la respuesta depende en gran medida de la empresa en la cual trabajas.
Regularmente los software de gestión de mantenimiento (GMAO o CMMS), tienen un módulo donde se pueden hacer y gestionar ordenes de trabajo, y hacer un seguimiento para la generación de indicadores de eficiencia del departamento.
Sin embargo, existen otras empresas que por sus dimensiones y estructuras no tienen la forma de adquirir un software para la gestión de mantenimiento.
Por lo tanto, los ingenieros y administradores del mantenimiento se ven obligados a usar herramientas como el Excel, para hacer el seguimiento de sus actividades.
Si eres de los que aun trabaja su mantenimiento desde Excel y quieres un formato de orden de trabajo te sugiero este FORMATO que he desarrollado, el cual contiene todos los campos necesarios para la creación de ordenes de trabajo.
Pero si quieres una MACRO donde puedas llevar una estadísticas de tus OT´s debes ver este PRODUCTO que te puede interesar.
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Buen material…
Gracias.
Para el seguimiento paso a paso del equipo a revisar y/o reparar
Muy buena información.
También es el único documento que sirve legalmente ante un siniestro y,/o accidente que pudiese ocurrir durante la reparación, porque debe tener las indicaciones de seguridad , también sies programado sirve para gestionar la compra de repuestos necesarios para no sobrestoquear lo almacenes hacer estadística etc